A evitare che il bene culturale possa essere compromesso in seguito a interventi non opportuni o non eseguiti correttamente, la legge stabilisce che "opere e lavori di qualunque genere" riguardanti gli archivi o i singoli documenti soggetti a tutela debbano essere autorizzati preventivamente dalla Soprintendenza archivistica (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 21, comma 4).
Nel settore dei beni archivistici gli interventi che richiedono l'autorizzazione sono quelli che rilevano per l'integrità dell’archivio o del documento. È il caso, in primo luogo, del restauro documentario, che incide sulla consistenza fisica del bene; e così per il riordinamento, in quanto incide sull'organizzazione interna, che la dottrina archivistica considera fattore costitutivo dell'archivio. Tra le operazioni che vanno autorizzate rientra anche l'elaborazione di strumenti di descrizione e di ricerca quali, ad esempio, inventari d'archivio, database, regesti, tutti rilevanti per la conoscibilità e per la funzionalità dell’archivio.
Lo stesso vale per gli interventi di digitalizzazione, che forniscono strumenti sostitutivi per la fruizione del bene.
Sono invece tassativamente vietati tutti gli interventi che possano provocare la distruzione o il deterioramento del bene culturale, che ne pregiudichino la conservazione nel tempo o che comportino un uso non compatibile col carattere che ad esso è proprio. Inoltre, vige il divieto specifico di smembrare gli archivi sottoposti a tutela, che devono dunque conservare la loro integrità e la loro struttura anche nel caso di spostamenti di sede o di trasferimenti di proprietà (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 20).
La procedura di autorizzazione ad effettuare interventi
La richiesta di autorizzazione all'intervento va rivolta alla Soprintendenza Archivistica dal titolare dell'archivio. Per permettere una valutazione, alla richiesta va allegato un progetto o, per gli interventi più semplici, una descrizione dell'intervento che ci si propone di eseguire; alla stesura di questo elaborato tecnico possono collaborare utilmente il laboratorio, l'impresa o il professionista incaricati dell'esecuzione.
Il provvedimento di autorizzazione viene emesso dalla Soprintendenza entro 120 giorni dalla ricezione della richiesta. Tale termine viene sospeso nel caso in cui la Soprintendenza debba chiedere chiarimenti sull'operazione in progetto o integrazioni alla documentazione presentata.
Una volta autorizzato l'intervento possono essere disposti sopralluoghi, sia in corso d'opera sia a lavoro concluso, per verificare la correttezza tecnica e l'esito delle operazioni. La Soprintendenza presta ogni collaborazione al fine di risolvere i problemi che insorgano durante l'esecuzione.
Su richiesta del titolare dell'archivio la Soprintendenza può attestare la regolare esecuzione del lavoro, come può anche certificare l'eventuale detraibilità agli effetti fiscali della spesa sostenuta.
